¿Cómo lograr reuniones de alto impacto en entornos virtuales?
Actualmente la emergencia sanitaria desatada por la COVID-19 ha ocasionado cambios en las empresas y uno de los más significativos es la inserción de la tecnología dentro de sus procesos de comunicación interna y externa y es por eso que daremos a conocer algunos consejos para que tengas una exitosa reunión como si estuvieras en la comodidad de tu oficina a tráves de Google Meet
Recientemente se ha realizado por la Asociación de Empresas Familiares del Perú (AEF) a sus asociados, halló que cerca del 50% de ellas tuvo que modificar su modalidad laboral hacia el trabajo remoto afín de evitar el aumento de contagiados por las reuniones aglomeradas en el país.
Es en este contexto que las plataformas como Google Meet vienen ganando popularidad y convirtiéndose en las preferidas entre las empresas para gestionar sus reuniones de forma virtual.
Aprovecha al máximo tus videoconferencias:
- Establecer límites en el tiempo de duración y temas de la reunión: Para lograr una reunión de alto impacto, lo ideal es programar una duración de 2 o 3 horas como máximo con un límite de 3 temáticas. Si se prolonga más tiempo o se manejan más temas, será más complicado mantener la atención de todos los participantes. Por tanto, se recomienda tener una reunión que aborde temas específicos, centrándose fundamentalmente en dar ideas y soluciones en torno a este.
- Mantener la cámara prendida y el micrófono apagado cuando los participantes no estén hablando: Te permitirá una mayor concentración y fluidez en torno a los temas que se estén tratando. De la misma forma, tener el micrófono apagado cuando los participantes no intervengan evitará interferencias o desorden.
- Evita el exceso de diapositivas y presentaciones ejecutivas: En un entorno virtual, es necesario que las reuniones sean dinámicas e interactivas para lograr una mejor comprensión de los temas tratados. Cuando existe un exceso de diapositivas la reunión pierde interactividad, lo que puede resultar monótono.
- Los participantes deberán ubicarse en un lugar donde no haya distracciones visuales ni auditivas: Es necesario conseguir un entorno favorable que permita concentrarse para atender la reunión. Por ejemplo, si cuenta con un estudio o espacio, una alternativa podría ser que pueda cerrar la puerta para evitar imprevistos.
- Solicitar comentarios o preguntas de cierre al finalizar: Así como se da inicio, es importante señalar la finalización de una reunión para guardar orden, y que los participantes tengan la oportunidad de dar comentarios o hacer preguntas de cierre. Solicitarlos te permitirá saber cuánto han comprendido los temas desarrollados en esta, y si es necesario aclarar brevemente ciertos puntos. De la misma forma, estas plataformas tienen la opción de grabar las reuniones, lo que podría servirte para preparar un resumen de lo expuesto y de esa manera reforzar los mensajes de esta con los participantes.
Aquí te ofrecemos algunas alternativas para asociar con Google Meet